广州市文化局档案综合管理通过达标复查

　　我局档案综合管理工作于1996年通过省一级考评，2001年又通过了省特级考评，档案综合管理工作不断取得新的成绩，迈开了档案制度化、规范化、科学化管理工作的第一步。档案管理达标升级后，我们以更高的标准去改进存在的问题，全面加强档案业务建设，认真做好档案管理的各项工作，在档案目标管理、基础建设、信息开发利用上均取得了较好的成绩，被市档案局、市人事局评为全市“2000——2002”年度档案工作先进单位。最近，我局档案综合管理工作通过了市档案局的达标复查，保持了省特级水平。
　　一、加强领导，我局档案工作持续健康发展

　　长期以来，局领导对档案工作都很重视，坚持将档案工作列入局的工作议事日程，与文化事业发展共同规划、共同布置。如我局文化事业“十一·五”计划中，就根据时代发展要求，将加强档案现代化建设列入了发展计划。又如我局坚持召开一年一度档案工作会议，学习贯彻档案法律法规和总结、布置档案工作。再如自达标工作开展以来，我局已拨出专款10万元奖励局属达标单位，并坚持五年一次表彰档案工作先进，有力地推动了我局档案工作的发展。去年我局已全面完成了档案达标工作任务，35个单位中（含局机关），达省特级单位26个，省一级单位9个，省特级单位占了达标总数的74%，我局档案软硬件建设上了新台阶。

　　二、加强档案制度建设，我局档案工作迈向了正常化轨道

　　为保证我局档案工作的正常开展，我局从1996年开始就建章立制，把档案工作纳入局有关部门岗位规范和职责中，建立了各项档案管理制度并认真贯彻实施。我们对局机关原有档案工作制度进行了全面的修订和补充，使我局机关档案的收集、整理、归档等工作更加有序和规范。2002年起我局建立实施了局属单位档案目录上报制度。2005年实施了档案协作组工作制度。实践证明，上述制度的建立和实施，不仅对促进局属单位档案归档齐全和完成年度档案归档任务起到了积极作用，还促进了局属单位档案业务交流提高工作，达到巩固我局档案达标工作成果，促进我局档案工作制度化、正常化建设的目的。

　　三、加强档案基础设施建设，不断改善档案保管条件

　　首先，我们加强了局机关档案基础设施建设。2000年我局机关办公地址搬迁至市民主大楼三楼，由于办公场地有限，档案用房相对也小，不久档案库房爆满告急。前年稽查队移交新广局，局调整机关办公用房，设法为档案室新增了库房面积20平方米，缓解了矛盾，确保了新增档案的存放保管。尽管目前我们的档案用房不充裕（共74平方米），但我们还是尽量做到档案用房“三分开”。近年，为了进一步做好档案的“八防”工作，我们根据广东天气特点为档案室重新配置了功能较好的档案专用抽湿机4台，为库房安装了防盗报警装置，并为档案室内库房置换了防火门，以及重新对档案室使用电源线进行了梳理布线，改善了档案的保管条件和提高了档案保管的安全系数。其次，通过狠抓局属单位档案达标复查工作和加强文博单位建设，使不少单位档案新增或更新了设备，绝大多数文博单位还为档案室配备了智能技防设备，大大改善了档案的保管条件。

　　四、依法做好机构变动档案的处置工作，确保我局机构变动档案的完整安全和利用

　　近年来，我局机构在文化体制改革中变动较繁，主要有广州粤剧建制团重组，局培训中心、局基建工程部撤销，广州歌舞团、广州芭蕾舞团、广州艺术学校整建制划出，广州文化器材公司破产、广州新闻图片社转制等。我局非常重视机构变动档案的处置工作，及早进行工作部署和抓落实，确保了我局机构变动档案的完整安全和利用。如2005年，按市文化体制改革部署，广州歌舞团、广州芭蕾舞团、广州艺术学校整建制划归广州大学管理，为确保上述3个单位档案完整安全移交广州大学，我局主动及早抓了上述3个单位档案达标复查工作，还为方便接管单位了解和管理上述单位档案工作，我局请市档案局出面邀请了广州大学档案处一起参加评审工作，使3个单位在移交给广州大学管理之瓣档案工作达到省特级单位认证。2005年我局还有广州新闻图片社、广州市文化器材公司面临转制或破产，局领导对上述单位档案处置非常重视，一方面除指定局机关服务中心为接收管理单位外，还想方设法调整局系统办公用地，将原局大中型文化设施建设协调办的办公场地调给局机关服务中心用作档案库房；另一方面为广州新闻图片社最具历史价值的图片发行和艺术创作档案能更好地发挥档案利用效益，指导广州市博物馆对其进行了征集收藏。

　　五、强化建设项目档案管理，确保重点项目档案归档利用

　　这些年随着文化大省建设工作，迎来了我局文化设施建设的高潮，确保重大建设项目档案的归档被摆上了我局档案工作议事日程。一方面，局先后成立了局基建工程部（后撤销）和局大中型文化设施建设协调办，全面加强了文化设施建设管理工作；另一方面，局档案室也加强了对建设项目档案的监督指导工作，目前建设项目档案管理工作成效显著。一是已确保了广州艺术博物院院址、广州芭蕾舞团团址、广州市艺术学校校址、从化文化艺术创作基地建设和广州木偶艺术中心、广州杂技团团址改造等重大建设项目档案的归档。其中广州艺术博物院建设项目是广州重点项目，筹建至全面竣工时间长达10年，仅此足已窥见确保其档案归档整理工作的难度。局基建工程部负责了广州芭蕾舞团团址、广州市艺术学校校址、从化文化艺术创作基地、广州木偶中心、广州杂技团改造等重大工程项目的建设工作，2003年该机构撤销，既要完成多个建设项目档案整理工作，又要完成多个建设项目的会计档案整理工作，任务很重，局档案室及时帮助其推荐了专业档案人员和电脑录入人员负责整理工作，工程部指定了专人协助工作，在大家的共同努力下，如期完成了建设项目的归档整理，并将档案移交局档案室管理。二是强化了我局新建重大项目档案管理。局大中型文化设施建设协调办对新建项目档案管理工作很重视，指定了专人负责档案管理工作，并制订了档案管理工作制度，对档案材料的移交借阅都实行了严格管理，还购买了档案电脑软件，对档案文件实施了计算机辅助管理。三是完成了历史基建项目档案的清理归档工作。2003年局机关档案室从局基建管理部门清理出历史基建档案材料一大批，涉及局属28个单位47个工程项目，材料均弥足珍贵。其中中山纪念堂、中山纪念碑、全总旧址、农讲所、陈家祠、五仙观、六榕寺、石室、碑廊、花塔、五羊石像等修建项目图纸、建筑许可证共计149张，已成为历史文物收藏利用。其余分别移交有关单位整理归档完毕，开发利用工作取得良好效果，如粤艺中心、曲艺团分别利用档案材料办理了有关物业产权证，杂技团、幼儿园利用档案材料推进了工程项目建设等。

　　六、积极抢救文化艺术遗产，丰富艺术档案收藏利用

　　2002年国家文化部、档案局废止《艺术档案暂行办法》，颁发了《艺术档案管理办法》，我局即联合市档案局把《艺术档案管理办法》转发给了区、县级市文化局、档案局和局属各艺术单位，结合我局工作实际认真贯彻落实。2002年底，我局拨出60万专款委托粤艺中心开展了“抢救粤剧名人名曲工程”工作，目前已收集了一批珍贵的粤剧史料、手稿、古本古曲、锣鼓谱、黑胶密纹唱片、舞美设计图和实物，以及600多个传统剧目的艺术资料；并对21个濒临失传的传统剧目、名曲名段进行了抢救拍录刻成光盘永久保存；抢救了一批粤剧名人名家艺术资料，共为38位粤剧名人名家建立了个人艺术档案。其他艺术单位也加紧了艺术档案的抢救收集整理工作，如红线女艺术中心从2003年起，就有计划地将原红线女录音录像档案转制成光盘以利永久保管和利用，目前已完成了51个剧目和有关资料的转制工作。还加紧了对红线女艺术档案材料的搜集工作，分别在旧货市场和香港搜集到珍贵的红线女早期艺术资料一批，内容包括节目单、期刊书籍、黑胶密纹唱片等共计118份（张）。又如曲艺团加紧了个人艺术档案的归档整理工作，新增已故名老艺人档案10人16卷，并在归档过程中想方设法弥补艺术档案材料空缺，如熊飞影、关楚梅去世较早，几乎没有剧照留存，档案人员经多方查找，从其亲属处翻拍到较清晰的照片弥补了空缺。

　　七、认真做好局机关档案的收集和规范化整理归档工作

　　多年来我局严把归档材料的质量关，除坚持由办公室作为文件进出的窗口，统一收发、监督和落实业务部门文件的处理归档外，档案室主动加强了对帐外文件和有关业务部门归档缺失文件的收集，并根据编志工作需要，要求有关业务部门主动形成相关文件归档。在局各业务部门的支持协作下，档案室对各类档案资料认真规范地进行了整理。截止2004年底，档案室存各类档案共29126卷（件），资料895册。其中文书档案19443卷（件），基建工程档案153卷，产权房改档案237卷，设备档案48卷，会计档案1460卷，已故人员档案57卷，照片档案54册5723张，幻灯片档案4册365张，光盘档案537卷，实物档案243件。

　　八、积极开发档案信息资源，做好档案的利用服务工作

　　局机关和局属各单位在做好档案基础业务工作的同时，积极开发档案信息资源，做好档案利用服务工作。首先，继续按要求编制各种档案目录方便档案资料的查找，并根据本单位工作的实际需要加强档案资料的编研工作，主动开展服务。近年来，局机关档案室增加和续编了《组织史》、《大事记》、《文化局机构设置示意图及历届党政工团领导人名录》、《广州市文化局系统机构编制一览表》、《市文化局系统文艺作品获奖情况》、《市文化局系统劳动模范名单》、《市文化局系统优秀专家学者名单》、《市文化局高级专业技术人员名册》、《广州市各级文物保护单位情况一览表》、《市文化局行政审批办事项目一览表》、《羊城艺术博览月介绍》、《艺术档案工作介绍》等编研资料共25册。其次，随着信息时代的到来，我局机关和不少局属单位都利用已建立的文化信息网站开发档案信息资源，创新服务方式，提高档案利用水平。我局机关还于2005年拨款36150元购置安装服务器和泰坦档案电脑网络版，将局档案室藏各门类档案、资料的案卷和卷内级目录全面向机关开放查阅，以促进档案的利用。据统计，自1999年截止至2005年，我局机关查阅利用档案共1989人次，档案4780卷（件），复印10131页。为单位领导决策、机构改革、编修文化史志、文物保护、文化宣传、文化艺术活动、对外文化交流、提案议案办理、群众来信处理、文化产业经营、经济审计、案件诉讼、项目建设等工作提供了较好的服务。如2002年刘氏家庙诉讼案，刘氏家庙7、8仓库1992年已根据市政府决定移交市文物管理委员会管理，但1994年占用单位以已移交的房产在市房管局办理了产权证，并以此为依据起诉市文管会，要求赔偿200多万元，文管会向法庭提供了我局档案室所存的当年有关移交档案材料，证明了移交是合法合理的，并以此材料向市房管局办理申请，成功撤销了起诉方的产权证，挽回了经济损失。又如2005年市人大进行“三五”依法治市工作验收，须我局提交“三五”依法治市工作总结和印证材料，由于时间跨度长，有关处室领导多次调动造成总结工作的困难，局档案室及时提供了大量相关的文字、图片档案材料，保障了验收工作的顺利完成。

　　九、加强档案业务学习交流，促进档案队伍建设

　　要求局属各单位要把好档案人员配备关，为做好档案工作打下良好基础。目前局系统专职档案员大专以上学历者已占90%。自觉坚持档案员持证上岗制度，及时根据档案员更替情况组织其参加市档案局的档案岗位培训学习，使档案员能适应档案工作基本要求。强调在工作实践中学和增长才干，局档案室经常深入基层进行业务指导，帮助档案员尽快掌握各门类档案整理技能，并帮助基层单位解决工作中的重点、难点问题。此外，我们还积极举办和组织档案人员参加业务学习活动，以提高档案人员业务素质。2001年至2005年期间，我局系统参加专业培训、业务学习人数共计175人次，其中58人次参加了市档案局举办的专题培训和档案工作专题报告会学习，96人次参加了市文化局举办的“文件归档规则”、“泰坦档案软件使用”专题培训，19人次参加了中国管理科学研究院举办的“全国档案管理规范化和现代化研讨班”学习。局也积极为机关档案工作人员提供学习机会，以提高业务水平，共2人次参加了国家档案局举办的专题培训班学习。2005年，还建立了档案工作协作组并开展了业务交流活动，形成了相互交流学习、共同提高的良好档案工作氛围。目前我局已形成一个以专职（或以档案工作为主）档案员为骨干，全面履行档案工作监督指导管理职能，以兼职档案员为网络、配合骨干档案员归档立卷工作的格局。